File Excel Quản Lý Thông Tin Nhân Sự

cai quản hồ sơ cá nhân của mỗi nhân sự ra làm sao cho đúng? Cùng tham khảo và mua về miễn mức giá file Excel làm chủ hồ sơ nhân sự dưới đây của games-online4.com.vn.

*

Biểu mẫu mã Excel làm chủ hồ sơ nhân sự

1. Các thành phần của một file Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Trong file quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel bao hàm những tin tức sau:

Mã nhân viên (mã chấm công): mỗi nhân sự được gán với 1 mã số cố định và thắt chặt không trùng nhau. Khi nhân sự kia nghỉ việc, mã số này yêu cầu được giữ nguyên (không gán lại cho tất cả những người khác).

Bạn đang xem: File excel quản lý thông tin nhân sự

Họ cùng tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản ngại lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên gọi vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao hàm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: nhân viên sales level 1

Loại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở làm cho việc: Trụ sở, trụ sở 1, chi nhánh 2,...

Các loại sách vở và giấy tờ cần thiết: Sơ yếu đuối lý lịch có xác nhận địa phương, bản sao công chứng CMTND hoặc CCCD, bạn dạng sao công chứng giấy khai sinh, bản sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, phiên bản sao công chứng bằng xuất sắc nghiệp, Giấy đi khám sức khoẻ bao gồm dấu đỏ, phù hợp đồng bao gồm chữ ký kết và lốt đỏ, hoàn toàn có thể thêm ảnh thẻ.

2. Cần phối hợp hồ sơnhân sự với gần như biểu mẫu mã nhân sự Excel như thế nào khác?

Nếu như để làm chủ thông tin ứng viên, thành phần tuyển dụng chỉ cần quan trung ương tới một số trong những thông tin cơ bản như họ với tên, tin tức liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm tay nghề làm việc,... Thì làm chủ nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn thế nữa thế.

Để làm chủ một cách bao quát và không thiếu hồ sơ nhân sự, thì không tính file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp bắt buộc sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu chủng loại Excel khác:

File Excelquản lý danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan tốt nhất về thông tin của các nhân sự đang thao tác tại doanh nghiệp (đang trong thời hạn hợp đồng).

File Excel làm chủ hợp đồng: Doanh nghiệp bắt buộc dùng file Excel này làm chủ thông tin phù hợp đồng thử việc và những loại vừa lòng đồng lao cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất định tất cả thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không xác định thời hạn).Các trường thông tin của biểu mẫu cai quản hợp đồng nhân sự khá đơn giản, mặc dù lại bao gồm lượng tài liệu lớn và đòi hỏi độ đúng chuẩn cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp đã đón thêm những nhân viên mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa nhì biểu mẫu list nhân sự với Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh hơn vào những thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ việc:Cũng tựa như như Biểu mẫu mã theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ ngơi việc, công ty cần thân thương hơn sự biến hóa của những yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc, cũng như hồ sơ cần thiết để hoàntất thủ tục hoàn thành hợp đồng.

File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: chưa phải là nhân sự mới hay nhân sự ngủ việc, biến động tiền lươngbao gồm những trường thích hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, sút level, vận chuyển vị trí, đưa công tác,... Trong file Exceltheo dõi biến động này, cần xem xét tới ngày sự chuyển đổi có hiệu lực.

Để hỗ trợ thành phần nhân sự các doanh nghiệp, games-online4.com.vn sẽ tổng vừa lòng thông tin toàn bộ 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để cài đặt về miễn phí.

*

Các tư liệu khác có thể tải về:

1.Bộ từ bỏ điển năng lực & bạn dạng mô tả các bước cho 60+ địa điểm trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công mới nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện tại hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương thưởng, phụ cung cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy công ty (bản khá đầy đủ 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bạn dạng đầy đủ 38 trang

3. Có chiến thuật nào thay thế biểu chủng loại Excel để cai quản hồ sơ nhân sự nhanh - gọn - chính xác - bảo mật thông tin hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ tương đối lâu đã được xem như là nhiệm vụ không còn xa lạ của thành phần Nhân sự những doanh nghiệp. Sự không còn xa lạ này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn sẽ từng ngày từng ngày trung thành với công việc tra soát, nhập liệu thủ công bằng tay trên hầu như file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt đề xuất làm. Nỗ lực nhưng, công cụ rất có thể sử dụng đâu khoác định chỉ có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% công ty lớn quy tế bào trung bình và to trên thế giới sẽ sử dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho những nhiệm vụ quản trị nhân sự vào thời điểm năm 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 đậy sóng rộng lớn rãi, thậm chí còn trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ máy học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò đặc trưng trong nhiều nhiệm vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì cạnh tranh hiểu khi doanh nghiệp thay thế Excel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự.

Và đặc biệt hơn hết, việc tận dụng tối đa một phương án tiện điểm mạnh giúp doanh nghiệp không phải tập trung không ít vào các công việc liên quan tiền tới giấy tờ thủ tục mà không tạo thành năng suất làm cho việc.

a. 06 yếu điểm của biểu mẫu Excel khi sử dụng để quản lý nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất nặng nề để kiểm tra soát toàn diện và tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, làm khó việc ra quyết định

Khi quản lý hồ sơ bởi file Excel, có lẽ rằng doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file không giống nhau. Họ cũng ngầm gật đầu đồng ý sẽ chi thêm nhiều thời gian và sức lực để xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề đó không dễ dàng chỉ là lãng phí nguồn lực mang lại doanh nghiệp, bên cạnh đó dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn - ngăn trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, cùng việc mau lẹ ra quyết định của lãnh đạo.

Không bảo đảm bảo mật

Lẽ đương nhiên là nhà quản lý nào vẫn muốn bảo mật những thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tài liệu nhạy cảm. Vào công tác thống trị nhân sự chứa tương đối nhiều dữ liệu như vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số vừa lòng đồng, nguyên nhân nghỉ việc,...

Xem thêm: Cách Làm Món Cơm Trộn Hàn Quốc Đơn Giản, Ngon Hơn Ngoài Hàng

Tuy nhiên, các biểu chủng loại Excel thực thụ không bảo đảm an toàn bảo mật. Không tồn tại phân quyền, ko có quanh vùng dữ liệu nào được ghi lại “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ download file hoàn toàn có thể đặt password truy cập, mặc dù vẫn ko tránh khỏi không giống trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể không ít người dân sẽ bắt buộc dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,... Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel ẩn chứa nhiều côn trùng nguyhại đến doanh nghiệp

Không thể để lại “thừa kế” cho người sau

Giả sử bao gồm một chủ tịch nhân sự mới đến chào đón công việc, tuy nhiên cô ấy lại cần thiết “giải mã” bí quyết đặt thương hiệu và chuẩn bị xếp các thông tin trên biểu mẫu mã Excel mà tín đồ cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu chủng loại đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm tay nghề của mình, hoặc tệ không dừng lại ở đó là bước đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu thống trị nhân sự bằng Excel là một trong tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật nuối tiếc là không có công dụng bàn giao cùng thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích đúng theo kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có tương đối nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm cai quản KPI/OKR, thống trị tài sản, cai quản tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,... điểm yếu kém của biểu mẫu mã Excel là không thể tích hợp với những công cụ tân tiến đó.

Ngay cả với những điều khoản phổ biến hơn hoàn toàn như đồng hồ, định kỳ biểu hay tin nhắn thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ gây ra những lỗi không nên bởi thao tác làm việc của bé người

Tất cả các thao tác làm việc của con bạn trên biểu mẫu Excel, từ những việc nhập liệu tới tra cứu kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... Những được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con bạn không được thiết kế sẵn như phần mềm nên không đúng sót là điều dễ hiểu; tuy nhiên không cung ứng được con tín đồ thì là thiếu thốn sót của công cụ.

Sai lầm đã còn xảy ra thường xuyên không chỉ có vậy khi không ít người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay lập tức tại lúc chú ý thấy bạn khác đang thao tác làm việc trên thuộc một giao diện với mình, nhân viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và tạo ra nhầm lẫn.

Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu vững mạnh cùng với doanh nghiệp. Lúc càng có rất nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở đề nghị khổng lồ. Quan yếu giải quyết bằng phương pháp cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói bí quyết khác, lúc doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, thống trị nhân sự bởi biểu mẫu Excel truyền thống cuội nguồn gần như là không tưởng.

b. ứng dụng quản trị thông tin nhân sự games-online4.com HRM là giải pháp số 1 để sửa chữa biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu hiểu các bài toán trong nhiệm vụ quản trị và những nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel đề cập trên, games-online4.com.vn vừa mới đây đã cho ra mắt một giải pháp thay thế tuyệt đối - Phần mềm quản lý thông tin nhân sự games-online4.com HRM.

Phần mượt games-online4.com HRM+ với các tính năng tuyển dụng, hội nhập, thống trị thông tin nhân sự toàn diện

games-online4.com HRM có thể tự động tạo ra các báo cáo chuyên sâu, góp bạn lập cập đưa ra quyết định nhân sự

Đâu là số đông chỉ số đặc trưng cần thống kê lại trong quản ngại trị nhân sự? con số nhân sự cùng workload của các phòng ban? Tổng số chi phí thuế phải nộp? Tổng số tiền lương buộc phải trả toàn công ty? Số tiền lương ở trong phòng marketing? mức lương trung bình trên một nhân sự? Tổng đưa ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động từ những tài liệu sẵn có của người sử dụng trên phần mềm, với hiển thị tức thời (real-time) trong mục báo cáo.

Như vậy, bất kể lúc nào bạn cũng có thể nắm được thực trạng tổng quan về nhân sự vào doanh nghiệp để mang ra những quyết định đúng đắn.

*

Một phần bối cảnh các báo cáo được tạo tự động từ những thông tin nhân sự bên trên games-online4.com HRM

games-online4.com HRM có tác dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ người được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một tệp tin Excel dễ dàng được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào hệ thống games-online4.com HRM của doanh nghiệp, một người sẽ phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được chế tạo ra và điều hành và kiểm soát bởi công ty doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ tất cả lãnh đạo và một vài nhân viên nhân sự cấp cao mới gồm quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn quản lý chỉ có quyền xem (chứ không hẳn chỉnh sửa) dữ liệu của cung cấp dưới thuộc phòng ban mình.

Đối với mắt nhìn từ phía nhân viên, games-online4.com.vn có cung ứng thêm một áp dụng khác để họ từ bỏ xem thông tin cá nhân và những dữ liệu thao tác làm việc khác của bạn dạng thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này mang tên games-online4.com Me, có cách gọi khác là Trang hồ nước sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không chỉ là bảo mật thông tin xuất sắc hơn, phần mềm của games-online4.com còn đề cao tính minh bạch, đáp ứng nhu cầu mong muốn theo luồng thông tin có sẵn của nhân viên trong khi vẫn bảo vệ quyền kiểm soát điều hành của doanh nghiệp.

games-online4.com HRM được thiết kế theo phong cách chuyên nghiệp, dễ sử dụng, dễ dàng bàn giao đến người thống trị khác

Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu vô thuộc lớn, kỹ năng hiển thị cũng hơn gấp các lần đối với một biểu mẫu Excel nên không tồn tại thông tin nào giống hệt như một “mã số túng ẩn” cả.

Ngay cả hình ảnh và bí quyết sắp xếp các trường thông tin cũng theo như đúng quy chuẩn chỉnh và logic, đảm bảo an toàn dễ dàng đọc hiểu và áp dụng cho một bạn mới - kể cả là 1 trong những trưởng phòng nhân sự tay nghề cao hay một chuyên viên mới vẫn còn “gà mờ”.

*

Một phần hình ảnh của Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự games-online4.com HRM

games-online4.com HRM có chức năng tích hợp khủng theo cả chiều rộng với chiều sâu

Trong bộ phương án quản trị nhân sự toàn diện của games-online4.com.vn còn đa phần mềm có ích khác: ứng dụng onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản trị mục tiêu, làm chủ tài sản,... ứng dụng HRM được tích hợp nghiêm ngặt với tất cả các ứng dụng này - và cả những công cụ bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, bên trên games-online4.com HRM, nhân sự A có thông tin mã chấm công là 072, email nội cỗ là nguyenvana